Entretien de sortie d'un collaborateur : quels apprentissages ?

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Un entretien de départ est un rendez-vous formel entre l’employeur et le salarié qui quitte l’entreprise. Cet entretien fait partie intégrante du processus de départ (dit “offboarding”). Il est fait pour comprendre ses motivations et aider à prendre des mesures afin de fidéliser les salariés et mieux recruter.

L’entretien de départ est une étape clef qui doit être considérée sérieusement, peu importe la typologie d’entreprise et des rapports hiérarchiques existants en interne.

S’il est bien mené, cet entretien permet de recueillir des données simples et exploitables dans la stratégie d’entreprise. Ces informations aident à comprendre et analyser les raisons qui ont poussé l’employé / le collaborateur à quitter son poste. Elles sont également très utiles pour lutter contre le turnover.

A quoi correspond un entretien de départ ?

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Un entretien de départ est une série de questions posées par l’employé (en cabinet il s’agira de l’avocat associé ou d’un avocat supérieur hiérarchique).

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Dans le cadre de cet entretien, l’objectif est que la personne sur le départ puisse dire franchement ce qu’elle a aimé et ce qu’elle n’a pas aimé dans son travail pour l’entreprise afin de comprendre les motivations qui la pousse à quitter la structure.

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Remarque : cet entretien ne sert pas à retenir un salarié/ collaborateur qui a pris sa décision et souhaite changer d’organisation. L’objectif est de tirer profit de ce départ et de connaître et comprendre les biais d’expérience qui l’on poussé à partir.

Quels sont les intérêts de cet entretien ?

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Si la personne est partie de son plein gré, cet échange peut aider l’employeur à évaluer les raisons de son départ, pourquoi la personne cherche une autre opportunité d’emploi. L’employeur peut également analyser ce qui rend l’entreprise pour laquelle l’employé part plus attrayante pour lui et les raisons qui auraient pu le faire rester au sein de la structure.

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Un entretien de départ peut contribuer à améliorer les ressources humaines. Cet échange permet d’avoir un retour direct et plus décomplexé sur les avantages, la rémunération, le management… La personne sur le départ n’a effectivement plus rien à prouver ni à perdre à être franc sur les dysfonctionnements et les raisons de son départ. Cela permettra à l’avenir à l’organisation d’améliorer son atmosphère de travail et le bien-être professionnel des collègues restants.

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Cet entretien est l’occasion également d’avoir un retour sur l’environnement de travail, le management, les rapports entre les équipes et la façon dont est organisée le travail d’équipe. Parfois, le manager/ associé … est la dernière personne à se rendre compte du micro management, de l’environnement plus ou moins toxique d’une structure ou d’une équipe. Pourtant, et de façon exacerbée dans les cabinets d’avocats, bon nombre de personnes quittent leur structure à cause du stress ressenti, de la mauvaise ambiance et d’un manque de communication avec les associés ou avocats managers.

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Cet entretien ne doit pas tourner en règlement de compte. Il doit s’agir d’un moment d’échange au cours duquel l’associé peut en apprendre davantage sur la structure dans son ensemble, de façon constructive afin de définir pour l’avenir des stratégies efficaces afin de l’améliorer.

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Pour être constructif, cet entretien doit faire l’objet de la part du manager d’une écoute active de la critique et il ne doit pas s’arrêter uniquement sur certaines remarques comme les uniques raisons du départ du collaborateur. L’idée n’est pas de se rassurer en trouvant des excuses à son départ. C’est le moment où un ancien employé peut donner à votre entreprise un feedback extrêmement précieux.

Comment y arriver ?

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Pour que l’échange soit le plus riche en apprentissages, il est nécessaire de le préparer, en

• Désignant la bonne personne pour mener l’entretien de sortie : il s’agira soit d’une personne avec qui le collaborateur a travaillé en direct (manager direct, associé de l’équipe…) ou à l’inverse une personne éloignée du travail quotidien tel que le responsable des ressources humaines ou autre manager indirect de l’équipe notamment si les relations avec les managers ne permet pas d’avoir une discussion constructive (par exemple, si le manager est l’une des raisons du départ du collaborateur).
• Institutionnalisant les entretiens pour toutes les personnes qui partent : il doit être obligatoire sauf pour faute grave. Ceux qui apportent beaucoup à votre cabinet et qui s’en vont sont une source d’informations et d’apprentissages très importante . Ils donneront des retours très importants pour la structure.
• Choisissant le moment opportun : les émotions entrent souvent en compte lors d’un départ. Il peut être conseillé de laisser passer un peu de temps.
• Ayant l’entretien en présentiel : mener cet échange en physique est souvent plus utile qu’au téléphone ou pas visioconférence.
• Listant des thématiques ou questions à aborder : Il est possible que des sujets auxquels qui n'ont pas été listés viennent au cours de la discussion. Prévoir un temps pour une discussion plus informelle à la fin de l’échange.

Les départs impliquent généralement de nouveaux recrutements. Or, recruter des talents peut vite devenir coûteux. L’une des solutions est de fidéliser les collaborateurs déjà en place. C’est en fournissant une bonne expérience et en améliorer les processus continuellement qu’il va être possible de la fidéliser. Il ne faut pas sous estimer les retours et les apprentissages qui pourront ressortir de ces entretiens de départ afin d’améliorer la structure à l’avenir, effectuer de meilleurs recrutements et laisser une bonne image à la personne sur le départ.

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