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Les réunions ont parfois mauvaise réputation. À juste titre. Elles semblent souvent inutiles ou chronophages. Cependant, menées de la bonne manière et à la bonne fréquence, elles deviennent un pilier pour votre équipe.
Les réunions servent à distribuer des informations, discuter des problèmes et trouver des solutions. Par ailleurs, il est nécessaire de fixer la liste des participants ainsi que la fréquence et de décider si certains sujets nécessitent une réunion traditionnelle ou une mise à jour écrite.
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Quels sont les différents types de réunions ?
Evidemment, il s'agit de piocher dans cet inventaire, non exhaustif, de réunions celles qui paraissent les plus adaptées à votre équipe et votre pratique. Il ne faut pas sous-estimer leur importance. Ainsi, une fois instaurées, il convient de maintenir une régularité.
Il s'agit du moment de discuter des dossiers des différents clients avec votre équipe. Il est utile de savoir ce qui se passe dans chaque affaire et ce qui doit être fait ensuite. Ces réunions peuvent être constructives pour les membres moins expérimentés de l'équipe qui ne savent pas comment faire progresser les dossiers.
Il s'agit d'une réunion axée sur l'action. C'est le moment pour les dirigeants du cabinet de discuter et résoudre les problèmes qui surviennent dans l'entreprise. Les problèmes peuvent être liés à la performance des membres de l'équipe, aux projets du cabinet, aux dossiers juridiques, aux retours des clients ou aux retours de l'équipe. Profitez de ce moment pour réfléchir aux indicateurs clés de performance (KPI) ou aux métriques surveillés pour évaluer la santé de votre entreprise. Si un membre de l'équipe ou un KPI présente un problème, discutez des solutions potentielles et déterminez une autre voie à suivre.
Cette réunion a une portée similaire à la réunion de l'équipe de direction. Cependant, au lieu de concerner l'ensemble de la structure, les participants se concentrent sur un domaine ou un département spécifique du cabinet.
Le rôle d'un responsable est d'aider à hiérarchiser le travail de son équipe. Un point de contrôle avec toute l'équipe permet d'avoir une idée de la situation de l'équipe. Les objectifs sont :
Les membres d’une équipe d'un cabinet d'avocats ont souvent besoin de demander de l'aide. Au lieu de déranger constamment leur responsable, demandez-leur de regrouper ces questions pour une réunion debout quotidienne. Cette réunion tire son nom de sa brièveté intentionnelle. Cette réunion peut se tenir debout car il s'agit d'un simple point de contrôle, et non d'une longue discussion. Les responsables peuvent voir la progression du travail, répondre aux questions et fournir des directives si nécessaire.
Il est primordial de prévoir du temps régulièrement pour se connecter avec chaque membre de son équipe afin d’investir dans le développement professionnel de ces derniers. Le membre de l'équipe devrait déterminer l'ordre du jour. C'est le moment pour lui de discuter de l'évolution des choses. Les objectifs sont
Avoir des relations solides avec les autres membres de l'équipe renforce la confiance. N'oubliez pas d'inclure du temps pour que votre équipe se retrouve et apprenne à se connaître. Cela facilite la sollicitation d'assistance, les interventions spontanées pour apporter son aide ou encore la fourniture de commentaires. De plus, toute personne aime généralement travailler avec des personnes qu'il apprécie. Ainsi, le temps social planifié avec l'équipe n'est pas futile, il est essentiel pour construire une culture solide et une équipe performante.
Quelques pratiques pour que les réunions d’équipe soient productives :
L’équipe doit disposer d'un moyen efficace de communiquer en interne en dehors des réunions régulières, que ce soit à propos des affaires ou toute autre information ou demande à transmettre.
Comment ?
Souvent les avocats s'inquiètent du fait que les membres de l'équipe perçoivent les communications avec eux comme du micro management. Il ne faut pas laisser cette peur empêcher d'une bonne communication. Le micro management se produit lorsque le manager prend en charge les rôles et les responsabilités que confiés à l’équipe. La communication transmet les informations nécessaires pour comprendre l'état du travail du membre de l'équipe et s'il a besoin d'aide ou non.