Assistant(e) administratif(ve) & comptable en cabinet d'avocats d'affaires (H/F)

Description de l'offre

Cabinet d’avocats d’affaires, nous recrutons une assistante administrative et comptable dans le cadre d’un poste en CDI.

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Vous occupez une fonction centrale au sein du cabinet, combinant accueil et relation client, gestion administrative et suivi comptable.

Véritable premier point de contact, vous contribuez activement à la qualité de la relation client et au bon fonctionnement quotidien du cabinet, dans un environnement professionnel exigeant.

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Vos missions

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Accueil et relation client

• Accueil physique et téléphonique des clients et partenaires
• Gestion des échanges quotidiens avec la clientèle : orientation, suivi des demandes, traitement des retours clients
• Contribution à la qualité de la relation client et à l’image du cabinet
• Organisation et gestion des salles de réunion (planning, préparation, accueil, café, petits-déjeuners d’affaires)

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Gestion administrative

• Ouverture, mise à jour et suivi des dossiers clients sur le logiciel Poly Office, en tenant compte de leurs spécificités
• Gestion des lettres de mission et des conventions d’abonnement
• Mise à jour des coordonnées clients (Outlook) et gestion des listes de diffusion
• Saisie et suivi des time sheets
• Suivi administratif des dossiers et coordination avec les avocats et la direction

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Facturation et gestion comptable

• Établissement, suivi et analyse de la facturation clients
• Coordination de la facturation entre les différents sites du cabinet (Bordeaux / Paris / La Réunion)
• Gestion des abonnements et des prélèvements automatiques
• Régularisation et suivi des débours
• Suivi du recouvrement clients, remises de chèques et dépôts bancaires
• Gestion des déclarations de créances
• Élaboration d’états de suivi et reporting à la direction

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Communication clients

• Préparation et envoi des lettres d’information à destination des clients