ASSISTANT (H/F) OFFICE MANAGER

Description de l'offre

Vos missions

Rattaché(e) aux associées et collaborateurs du cabinet, vous assurez le bon fonctionnement administratif, logistique et opérationnel de la structure.

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1. Administration générale et vie du cabinet _ Accueil physique et téléphonique des clients et interlocuteurs du cabinet ; _ Gestion des appels, messages, courriers et recommandés ; _ Organisation des salles de réunion et gestion des agendas communs ; _ Gestion des fournisseurs et prestataires (maintenance, fournitures, affranchissement, services généraux, etc.) ; _ Suivi des stocks et des approvisionnements ; _ Coordination des interventions techniques et des prestataires extérieurs ; _ Gestion administrative des sous-locataires et suivi de la refacturation des loyers et charges ; _ Archivage et classement des documents administratifs.

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1. Assistance à la facturation et gestion clients _ Création et suivi des dossiers clients dans le logiciel métier ; _ Préparation des éléments de facturation ; _ Saisie et suivi des frais et débours refacturables ; _ Contrôle et mise à jour des données de facturation ; _ Émission, suivi et envoi des factures ; _ Gestion des procédures spécifiques de facturation imposées par certains grands comptes ; * Interface avec la comptabilité externe et les responsables de dossiers.

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1. Ressources humaines et administration du personnel _ Assistance aux recrutements (stagiaires, alternants, collaborateurs administratifs) ; _ Constitution et suivi des dossiers du personnel ; _ Gestion administrative des arrivées et départs ; _ Suivi des congés et absences ; _ Relations avec les organismes sociaux, la médecine du travail et la mutuelle ; _ Classement et mise à jour des documents RH.